Canal ético de denuncias

1. INTRODUCCIÓN:

Tras la aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y en cumplimiento de su normativa, la dirección de Securtraining, S.L. ha desarrollado el presente procedimiento para adaptar el Canal Ético de Denuncias a las nuevas disposiciones de la ley, por lo que las normas que rigen este medio de recepción de denuncias en Securtraining, S.L. son las siguientes:

Mediante este canal, Securtraining, S.L. pone a disposición de todos sus grupos de interés el proceso para facilitar la comunicación ágil y confidencial de irregularidades dentro de una organización, especialmente en casos de competencia desleal, protección de datos, seguridad y salud públicas o blanqueo de capitales, entre otras, proporcionando un medio seguro y confidencial para que el personal empleado, clientes, proveedores y otros grupos de interés puedan denunciar comportamientos potencialmente inapropiados o ilegales . Las comunicaciones pueden presentarse de modo anónimo o nominativo según lo decida el denunciante.

Las comunicaciones presentadas a través del canal deben tratar sobre actos o conductas, presentes o pasadas, relativas a los ámbitos de aplicación del Código Ético y de lo regulado como “ámbito material de aplicación en el art. 2 de la Ley 2/2023. En concreto “las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea” y “las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave” (entendiendo comprendidas, todas aquellas infracciones que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social).

El canal está a disposición de consejeros, empleados, becarios, personal de Empresas de Trabajo Temporal (ETT), agentes, mediadores, colaboradores, prescriptores, proveedores y personas que trabajen para o bajo su supervisión, accionistas, exempleados (relación laboral finalizada), candidatos a un puesto de trabajo.

2. FORMATO CANAL DENUNCIAS SECURTRAINING, S.L.

Los diferentes formatos contemplados para el canal de denuncias de Securtraining, S.L. son:

• Correo electrónico: canaldedenuncias@eurofesa.es

• Correo postal: A la dirección: Avda. Juan Caramuel, 29 28919 Leganés (Madrid) (Att. Canal
Ético de Denuncias)

• Solicitando cita previa de reunión presencial con el responsable del canal de denuncias que deberá atender convocar la misma en un plazo que no supere los siete días. En este caso de comunicación oral ésta será documentada por medio de grabación, previa advertencia al informador, o transcripción, dando la posibilidad al informador de revisar y validar tal transcripción.

A dichos buzones y al contenido de las Comunicaciones o Consultas, tendrá acceso directa y exclusivamente la persona Responsable del canal.

Cuando resulte preceptivo de conformidad con la legislación aplicable a los hechos objeto de Comunicación, en aquellos casos en los que, a juicio razonable del responsable del canal, los hechos comunicados pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o afectar a intereses financieros, la Compañía deberá poner dicha información en conocimiento de las autoridades competente.

3. GARANTIAS

3.1 Autoridad e Independencia: La gestión del Canal Ético de Denuncias de Securtraining, S.L. corresponde al Responsable del canal de denuncias, dependiente del Consejo de Dirección de Securtraining, S.L..

3.2 Confidencialidad: El mantenimiento de la confidencialidad en la gestión de las denuncias es un precepto clave para el buen funcionamiento del canal y está en concordancia con los procedimientos éticos de la compañía, quedando expresamente prohibido divulgar cualquier tipo de información sobre las denuncias.

3.3 Anonimidad y no rastreabilidad: Las denuncias pueden ser tanto nominativas, es decir, con identificación del denunciante, como anónimas. En Securtraining, S.L. mantenemos un firme compromiso con el respeto a la anonimidad cuando esta sea la opción elegida por el denunciante. Queda prohibido el rastreo y trazabilidad de las denuncias anónimas. La vulneración de este extremo supondrá la adopción de las medidas disciplinarias correspondientes. Para asegurar este extremo se han establecido los medios informáticos oportunos para garantizar el borrado automático de accesos al Canal Ético de Denuncias.

3.4 Reserva de la identidad del denunciante: En caso de denuncias nominativas, la identidad del denunciante no es revelada, en ningún caso, al denunciado, y solo se revela a las otras áreas involucradas en la gestión cuando este dato resulta imprescindible para llevar a cabo la investigación de los hechos/conductas. La revelación de la identidad del denunciante requiere, en todo caso, consentimiento previo del denunciante. La revelación de la identidad del denunciante fuera del supuesto permitido o la realización de pesquisas dirigidas a conocer datos de denuncias presentadas, con independencia del cargo y funciones, supondrá la imposición de
las medidas disciplinarias oportunas, caso de corresponder.

3.5. Prohibición de represalias y protección al denunciante: Securtraining, S.L. velará por garantizar que no existan ningún tipo de represalias, en cualquiera de sus formas, contra las personas que presenten una denuncia, así como contra aquellas que participen o ayuden en la investigación de la misma, siempre que hayan actuado de buena fe y no hayan participado en el acto denunciado. Para garantizar el cumplimiento de este principio se adoptarán las medidas que sean necesarias para garantizar la protección del denunciante.

3.6. Derecho del denunciado y personas afectadas: El denunciado y las personas que puedan verse afectadas por una investigación interna tienen el derecho a tener conocimiento de la denuncia formulada en su contra tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones oportunas y se haya admitido a trámite el expediente

4. PROCESO DE TRAMITACIÓN E INVESTIGACIÓN DE LAS DENUNCIAS:

4.1. Recepción y admisión de las Comunicaciones y Consultas: las Comunicaciones y Consultas realizadas a través del Canal Ético serán recibidas por el Responsable del canal, quién comunicará al Informante, en el plazo máximo de 7 días desde que tenga conocimiento de su recepción, el acuse de recibo de las mismas, salvo que dicho acuse de recibo pueda poner en peligro la confidencialidad de la Comunicación o Consulta. A continuación, el Comité de Ética comprobará, en primer lugar, si la Comunicación o Consulta recae dentro del ámbito de aplicación del Canal, en cuyo caso abrirá el correspondiente expediente y llevará a cabo la investigación de los hechos o el análisis de la Consulta. En otro caso, si la Comunicación o Consulta no entra dentro del ámbito de aplicación del Canal Ético, carece de toda verosimilitud o fundamento y/o no contiene información nueva y significativa sobre Comunicaciones previamente resueltas en este canal, se ordenará su archivo inmediato, de lo que se dará traslado al Informante y procederá a la eliminación o anonimización de los datos personales contenidos en la misma. La tramitación del expediente será llevada a cabo en un plazo no superior a 3 meses desde el acuse de recibo de la comunicación o, si no se hubiese producido dicho acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de 7 días desde la recepción de la
comunicación, salvo cuando dicho plazo resulte insuficiente para llevar a cabo una adecuada investigación de los hechos, en cuyo caso podrá ampliarse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.

4.2. Apertura del expediente: Tras el análisis de los hechos contenidos en la Comunicación, sí el responsable del canal considera que concurren en el caso indicios razonables de la existencia de Infracciones u otros incumplimientos, acordará la apertura de expediente y el inicio de la correspondiente investigación interna, pudiendo, para ello, recabar el apoyo o asesoramiento de otros departamentos o áreas de la Compañía, en función de la naturaleza del asunto y cuando resulte procedente para el esclarecimiento de los hechos. Se podrá mantener la comunicación con el Informante, al que podrá solicitársele información adicional cuando resulte necesario.

Paralelamente a la apertura del expediente y a la incoación de la investigación, el Responsable del canal podrá adoptar las medidas adicionales urgentes que considere necesarias a fin de evitar poner en riesgo el desarrollo de la investigación o que sean precisas para proteger al Informante.

Para poder llevar a cabo dichas medidas, El responsable del canal se apoyará en los departamentos o áreas funcionales que correspondan.

4.3 Investigación interna de la Comunicación: En el desarrollo de la investigación interna, el Responsable del canal podrá recabar la información y documentación que considere oportuna de cualesquiera departamentos o áreas de Securtraining, S.L. u otros terceros, atendiendo en cada caso a la relevancia y naturaleza de los hechos comunicados. Asimismo, se podrán practicar cuantas investigaciones se estimen necesarias a la luz de cada caso concreto, a fin de determinar la certeza o verosimilitud de los hechos o indicios comunicados. El responsable del canal dará respuesta a las Comunicaciones y Consultas realizadas y respetará, en todo momento, los plazos y requerimientos específicos de investigación que, en su caso, resulten de aplicación, de acuerdo con las normativas locales o autonómicas de cada uno de los mercados en los que opera la Compañía. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que, dada la naturaleza, gravedad, complejidad o partes implicadas en los hechos, resulte aconsejable
para una adecuada resolución de la Comunicación, el Responsable del canal podrá solicitar la colaboración de los abogados de la compañía u otros asesores para llevar a cabo la instrucción de la investigación. El Responsable del canal se reserva expresamente el derecho de adoptar las medidas de vigilancia y control necesarias sobre las herramientas y medios informáticos que la Compañía pone a disposición de sus empleados, incluyendo el contenido de las comunicaciones y dispositivos, respetando, en todo caso, la legislación vigente sobre la materia y garantizado el principio de proporcionalidad y la dignidad del empleado.

4.4. Información y trámite: La/s persona/s o sociedades cuyas conductas hubieran sido identificadas como presuntamente irregulares en la Comunicación, serán informadas por el Responsable de esta circunstancia y del tratamiento de sus datos, tan pronto como el estado de tramitación del expediente lo permita y, en cualquier caso, en el plazo máximo de un (1) mes desde la recepción de la Comunicación, siempre que ello no obstaculice la correcta investigación de los hechos comunicados. El citado plazo podrá ser ampliado de manera motivada cuando se aprecien razones que así lo aconsejen. Además, a través del trámite de audiencia, el Responsable del canal garantizará el derecho de la Persona Afectada a plantear los argumentos, alegaciones y pruebas que a su derecho convengan.

4.5. Informe de conclusiones: Una vez concluida la fase de investigación, el Responsable del canal emitirá una resolución cuyas conclusiones, podrán comprender, según
corresponda:

- La declaración de la existencia del incumplimiento, en cuyo caso podrá adoptar, entre otras, las siguientes medidas: o La corrección inmediata del incumplimiento y la adopción de las medidas de reparación del derecho vulnerado y de prevención de futuros incumplimientos que, en su caso, correspondan; o Las medidas disciplinarias, que podrán ir desde el simple apercibimiento o amonestación, hasta el despido.

- El archivo del caso, en el supuesto de que se concluya que no ha existido incumplimiento alguno. Como garantía del procedimiento, Securtraining, S.L. únicamente comunicará el contenido de la resolución y el tipo de medidas que, en su caso, se establezcan, al responsable del departamento o área correspondiente, a los Informantes y a las Personas Afectadas, y cuando proceda la adopción de medidas disciplinarias, al departamento de Personas, para la planificación y ejecución de las mismas.

5. CUSTODIA Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN:

El Responsable del canal mantendrá un registro actualizado de todas las Comunicaciones y Consultas recibidas a través del Canal Ético, así como, en su caso, de las investigaciones internas llevadas a cabo y de las medidas adoptadas, durante los plazos que, de acuerdo con la normativa aplicable, se encuentren legalmente permitidos en cada caso. Los datos personales relativos a dichas informaciones e investigaciones sólo se conservarán durante el período que sea necesario, que en ningún caso podrá ser superior a 10 años, salvo cuando para el adecuado ejercicio del derecho a la defensa pueda ser necesario el mantenimiento de los datos por un plazo superior. El citado registro, así como los tratamientos realizados por los intervinientes en la tramitación de las Comunicaciones recibidas a través del Canal de denuncias, cumplirá con las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad de los datos personales adecuado al riesgo y, en su caso, aquellas previstas por la normativa sobre protección de datos que resulte de aplicación.

Por lo que se refiere a la información comprendida bajo el registro, la misma se mantendrá actualizada en todo momento e incluirá, al menos, los siguientes datos:

• Fecha de recepción y Medio a través del cual se ha recibido la Comunicación.

• Datos del Informante y de la Persona Afectada, salvo cuando la Comunicación se realice de forma anónima.

• Resumen de la naturaleza de la Comunicación o Consulta y de los hechos sobre los que se aprecie un incumplimiento.

• Fechas de información a la Persona Afectada y al Informante, salvo que la Comunicación se haya realizado de forma anónima.

• Documentación utilizada en la investigación de la Comunicación.

• Estado de la investigación.

6. DIFUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y ACCIONES FORMATIVAS

El presente Procedimiento estará disponible en la web corporativa para todos los grupos de interés de Securtraining, S.L.. y por tanto también para los trabajadores de la compañía.

Asimismo, el presente Procedimiento será objeto de las adecuadas acciones de comunicación, formación y sensibilización para su oportuna comprensión y puesta en práctica.

7. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El Procedimiento será revisado y actualizado cuando resulte procedente, a propuesta del Responsable del canal con el fin de adaptarlo a los desarrollos normativos que puedan aprobarsey le resulten de aplicación, o para la mejora de la efectividad del presente procedimiento.

8. PROTECCIÓN DE DATOS

La política de privacidad de la compañía está disponible para su consulta e información en elsiguiente enlace de nuestra página Web: https://www.securtraining.es/politica-de-privacidad/ 

Leganés a 27 de abril de 2026